شرکتها و اشخاصی فعالیتهای تجاری انجام میدهند ملزم به تنظیم دفاتری هستند که به دفاتر قانونی شناخته میشوند. دفاتر قانونی حسابداری همان طور که از نام آنها برمیآید برای ثبت حساب و کتاب تجاری و امور مالیاتی مورد استفاده قرار میگیرند که باید طبق قواعد قانونی اصطلاحا پلمپ و تنظیم شوند.
در این مقاله با توضیح انواع دفاتر مالیاتی، به نحوه ثبت و پلمپ آنها، چگونگی تنظیم دفاتر و همچنین پیامدهای عدم پلمپ و دلایل رد دفاتر میپردازیم.
منظور از دفاتر قانونی چیست؟
دفاتر قانونی به نامهای مختلفی از جمله دفاتر تجاری، دفاتر مالیاتی، دفاتر پلمپ یا دفاتر قانونی حسابداری شناخته میشوند. از اینرو هنگامی که هر یک از این نامها را مشاهده کردید، منظور همان دفاتری هستند که طبق قانون برای رسیدگی به امور مالیاتی مورد استفاده قرار میگیرند.
اشخاص حقیقی که فعالیت تجاری انجام میدهند و شرکتها و موسساتی باید هر ساله درخواست پلمپ دفاتر را ثبت کنند. در طول سال مالی نیز تمامی حساب و کتابهای مالیاتی را بهصورت دقیق و جزئی در آنها درج نمایند.
انواع دفاتر قانونی حسابداری
قانون تجارت دفاتر مالیاتی مختلفی را معرفی کرده است که برخی از آنها منسوخ شده است. در حال حاضر از بین تمامی دفاتر قانونی حسابداری، موارد زیر الزامی هستند:
- دفتر روزنامه: مواردی مانند حسابهای مربوط به بستانکاری، بدهکاری، تمامی معاملات تجاری، ظهرنویسی، اسناد و غیره بهصورت روزانه و به ترتیب تاریخ باید در این دفتر درج شوند. دفتر روزنامه دارای چند ستون است که در هر یک از آنها مواردی مانند سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار یا بستانکار ثبت شده که تمامی موارد باید بهصورت مجزا در هر ستون نوشته شود. همچنین تمامی اسناد حسابداری باید بر اساس تاریخ در دفتر و در قسمت مربوطه وارد شوند.
- دفتر کل: در این دفتر خلاصه حسابها از دفتر روزنامه استخراج و حداقل باید بهصورت هفتگی نوشته شود. در دفتر کل یک صفحه برای هر حساب اختصاص داده شده که حسابها در آن به تفکیک درج میشوند. در هر صفحه جزئیاتی مانند شماره، تاریخ، بدهکار، بستانکار و مانده نیز ثبت خواهد شد.
نحوه پلمپ دفاتر قانونی
با وجود اینکه دفاتر قانونی به دفاتر مالیاتی معروف هستند و کاربرد اصلی آنها رسیدگی به امور مالیاتی است ولی برای پلمپ دفاتر باید از طریق اداره ثبت شرکتها اقدام کنید. در واقع تنها مرجع برای اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری، اداره ثبت شرکتها است که هر ساله پیش از پایان سال مالی باید انجام شود.
پس از ثبت نام پلمپ دفاتر به آدرس شرکت یا محل فعالیت شما ارسال خواهد شد و شما باید از ابتدای سال مالی، حسابهای تجاری خود را در آن درج کنید.
مهلت پلمپ دفاتر تجاری
دفاتر مالیاتی بهصورت سالیانه پلمپ میشوند. در نتیجه مهلت درخواست پلمپ، پیش از اتمام سال مالی است. با این توصیف بهترین زمان برای درخواست پلمپ پیش از شروع سال مالی است. برای مثال اگر میخواهید درخواست پلمپ دفاتر ۱۴۰۳ را ثبت کنید، بهترین زمان از اسفند ماه سال ۱۴۰۲ تا اسفند ماه ۱۴۰۳ است.
توجه داشته باشید که با اتمام سال مالی جاری، امکان پلمپ وجود ندارد. یعنی شما نمیتوانید درخواست پلمپ دفاتر مالیاتی سال گذشته خود را بدهید.
همچنین با شروع سال مالی جدید علاوهبر امکان ثبت درخواست دفاتر سال جاری میتوانید پلمپ دفاتر سال آینده یعنی ۱۴۰۴ را نیز انجام دهید.
دلایل رد دفاتر مالیاتی
پس از تکمیل دفاتر ممکن است، دفاتر شما از سوی اداره مالیات مورد قبول قرار نگرفته و رد شوند. این امر دلایل مختلفی دارد که از جمله رایجترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- درج حسابهای مالی غیر واقعی
- عدم ثبت تمامی حسابها یا رویدادهای مالی
- تراشیدگی یا مخدوش شدن برخی از بخشهای دفتر (یا پاک شدن قسمتی از مندرجات)
- از بین بردن پلمپ و مهر دفاتر
- سفید گذاشتن یک یا چند صفحه
- عدم رعایت ترتیب در ثبت رویدادهای مالی
- استفاده کردن از دفاتر سالهای مالیاتی گذشته
کاربرد دفاتر قانونی حسابداری
دفتر روزنامه و دفتر کل که از نظر قانونی الزامی هستند صرفا در امور مالیاتی کاربرد ندارند. گرچه که این موضوع مهمترین دلیل تنظیم آنها بهشمار میرود. از جمله کاربردهای این دفاتر میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- این دفاتر نوعی سند محسوب میشوند و در صورتی که شرکت یا شخص تاجر در حسابهای مالی خود با اشخاص تجاری با مشکل مواجه شود میتواند به مندرجات این دفاتر استناد کند.
- کاربرد دیگر آنها در امور حسابداری و درج حسابهای روزانه، هفتگی، ماهانه و در نهایت سالانه است. به دلیل ثبت تمامی رویدادهای مالی در این دفاتر از درج حسابهای تکراری و همچنین اشتباه در امور حسابداری جلوگیری خواهد شد.
- پلمپ و تنظیم دفاتر برای ارائه اظهارنامه مالیاتی و سایر امور مالیاتی ضروری است.
- این دفاتر یکی از مهمترین مدارکی است که باید برای دریافت کارت بازرگانی ارائه دهید.
گواهی پلمپ دفاتر چیست؟
گاهی شرکت یا اداره مالیات برای امور مختلف، مدارکی را از شما تقاضا میکنند که در بین آنها ممکن است، گواهی پلمپ دفاتر نیز وجود داشته باشد. این گواهی نشاندهنده این امر است که شما در مهلت قانونی، دفاتر خود را پلمپ کردهاید.
نمونه این گواهی به شکل زیر خواهد بود:
مرجع صادر کننده: اداره کل ثبت شرکتهای تجاری و موسسات غیرتجاری
گواهی پلمپ دفاتر شرکت / شخص (خانم/آقای) ………………….. دفاتر خود را در تاریخ ……………… و به شماره ………………………. در این اداره کل پلمپ نموده است. این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به …………………… صادر گردیده است.
نحوه تحریر دفاتر پلمپ و تنظیم آنها
پس انجام پلمپ و دریافت دفاتر باید آنها را به نحو قانونی تنظیم یا تحریر کنید. نحوه نوشتن دفاتر قانونی اهمیت زیادی دارد چرا که هر گونه اشتباه میتواند باعث رد دفاتر شده و از نظر قانونی شما را با مشکل مواجه کند.
از این رو برای تنظیم دفاتر شرکت یا سایر اشخاص حقوقی نکات زیر را رعایت کنید:
- بهتر است ابتدا حسابهای خود را در دفاتر جداگانه یادداشت کرده و در دفاتر مالی قانونی بهصورت پاکنویس وارد کنید.
- رویدادهای مالی باید به ترتیب تاریخ درج شوند و از هر گونه خطخوردگی، حاشیهنویسی، خراشیدگی، پارگی، پاک کردن یا هر کاری که موجب خدشه در این دفاتر شود، خودداری کنید.
- سفید گذاشتن برگهها نیز یکی دیگر از مواردی است که باید به آن توجه داشته باشید. هیچ یک از صفحات نباید سفید بماند. در عین حال خارج از صفحات و ستونها نیز چیزی درج نکنید.
- دفاتر را بهصورت سالانه پلمپ کرده و از هر دفتر فقط برای همان سال مالی استفاده کنید.
دفاتر مالی شرکتها و اشخاص بدون فعالیت
انجام تکالیف مالیاتی شرکتها و اشخاصی که به تجارت میپردازند، ضروری است. از اینرو تمامی شرکتها و موسسات بلافاصله پس از ثبت باید دفاتر قانونی حسابداری خود را پلمپ کرده و رویدادهای مالی را در آن ثبت کنند.
اما اگر شرکت یا شخصی در طول سال هیچگونه مراوده مالی نداشته و اصطلاحا بدون فعالیت باشد، آیا ملزم به پلمپ دفاتر است؟
در پاسخ باید گفت؛ بله. این اشخاص نیز باید در ابتدای هر سال مالی پلمپ دفتر را انجام دهند و اگر هیچگونه رویداد مالی نداشته باشند، دفاتر خود را تا پایان سال بهصورت سفید نگهداری و در نهایت برای معافیتهای مالیاتی به اداره مالیات ارائه کنند.
جمعبندی
دفاتر قانونی حسابداری، دفترهایی هستند که برای ثبت امور مالی اشخاص تجاری (اعم از حقیقی و حقوقی) الزامی هستند.
این دفاتر شامل دفتر روزنامه و دفتر کل بوده که تمامی رویدادهای مالی اشخاص تجاری بهصورت سالیانه در آنها درج میشود و مهمترین کاربرد آنها در امور مالیاتی و ارائه اظهارنامه مالیاتی است.
درخواست پلمپ باید از طریق اداره ثبت شرکتها انجام شود و مهلت انجام آن پیش از شروع سال مالی جدید تا قبل از اتمام آن است. برای مثال مهلت پلمپ دفاتر ۱۴۰۳ از اسفند ۱۴۰۲ تا اسفند ۱۴۰۳ است.
در هنگام تنظیم دفاتر باید تمامی رویدادها به ترتیب تاریخ و بدون هیچگونه خطخوردگی، حاشیهنویسی، خراشیدگی و غیره درج شوند تا اعتبار قانونی داشته باشند. در غیر این صورت موجب رد دفاتر و مشمول جرائم مالیاتی خواهد شد.