هزینه از مهم‌ترین ارکان فعالیت اقتصادی است. اگر می‌خواهید محصولی تولید کنید، کالایی را بفروشید، خدماتی ارائه دهید یا به‌طور کلی با هدف کسب درآمد، کاری انجام دهید، باید انواع هزینه را بشناسید تا بتوانید احتمال موفقیت خود را تخمین بزنید. یا به‌موقع از انجام کار منصرف شوید!
آشنایی با هزینه‌ها به سمت شغلی شما ارتباطی ندارد. صاحب شرکت، حسابدار، مسئول زنجیره تامین، مدیر محصول یا غیره، هر جایگاهی که داشته باشید باید انواع هزینه را بشناسید؛ چون از مفاهیم بنیادی اقتصاد است.
در این مقاله قصد داریم کوتاه، ساده و در عین‌حال کامل، با ماهیت هزینه در حسابداری آشنا شویم. اگر تاکنون دراین‌باره مطالعه نداشته‌اید یا آگاهی کاملی از آن ندارید، با تیوان تراز ناب همراه شوید.
حسابداری هزینه چیست؟
بی‌شک هدف ما از راه‌اندازی شرکت کسب درآمد است؛ به بیان ساده‌تر، می‌خواهیم پول درآوریم. برای رسیدن به این هدف باید مشکلی از جامعه را تشخیص دهیم و محصول یا خدماتی ارائه کنیم که این مشکل را برطرف کند. به همین سادگی! مسئله اینجاست که نمی‌توانیم بهرایگان محصولی تولید کنیم. از ایده‌پردازی و طراحی گرفته تا تولید و فروش کالا، فقط با پرداخت هزینه امکان‌پذیر است.
کوتاه‌ترین تعریف هزینه های مالی در حسابداری میشود: قیمت تمام شده کالا و خدماتی که برای کسب درآمد به‌فروش می‌رسند. برای مثال فرض کنید یک کارگاه تولید پوشاک دارید. مبلغ پرداختی شما برای طراحی، خرید مواد اولیه و تولید پوشاک بخشی از هزینههای شما است. در نهایت باید کالای خود را با قیمتی بفروشید که این هزینه‌ها را جبران کند و سودی هم به همراه داشته باشد.
البته داستان این‌قدرها هم ساده نیست! در حوزه حسابداری هزینه انواع خاصی دارد که بسیاری از بنگاه‌های اقتصادی از آن بی‌خبرند؛ هزینه‌هایی که هرگز به چشم نمی‌آیند و ممکن است سرنوشت یک کسب‌وکار را به‌کلی تغییر دهند. در ادامه با انواع هزینه آشنا می‌شویم. مثال کارگاه پوشاک فراموش نکنید، باز هم به آن اشاره خواهیم کرد.
انواع هزینه‌ها در حسابداری بر اساس فعالیت اقتصادی
برای ثبت هزینه ها در حسابداری می‌توانیم دسته‌بندی‌های مختلفی قائل شویم. یکی از رایج‌ترین آن‌ها، تفکیک هزینه بر اساس فعالیت اقتصادی است. بر اساس این، هزینه‌ها به دو دسته ثابت و متغیری تقسیم می‌شوند.
هزینههای ثابت
همان‌طور که از نامشان پیداست، هزینههای ثابت با تغییر در حجم فعالیت شرکت، دستخوش تغییر نمی‌شوند. مثلا در کارخانه تولید پوشاک، رهن و اجاره کارخانه یک هزینه ثابت است. اهمیتی ندارد چند کارمند در کارگاه فعالیت دارند یا چه تعداد پوشاک تولید می‌کنند؛ اجاره مبلغی ثابت است که در موعد مقرر دریافت میشود.
هزینههای متغیر
مقدار هزینههای متغیر به نوع و حجم فعالیت کسب‌وکار وابسته است. مثلا هزینههای توزیع و فروش به این دسته تعلق دارند. هرچه حجم تولیدات شرکت بیشتر شود، به سیستم توزیع و بازاریابی گسترده‌تری نیاز دارد؛ در نتیجه هزینههای آن نیز افزایش خواهد یافت. سایر هزینه ها در حسابداری شامل: هزینه مواد اولیه، نیروی کار، بسته‌بندی و غیره هم در این دسته قرار میگیرند.
انواع هزینههای حسابداری در کارگاه‌های تولیدی
اگر بخواهیم انواع هزینه را با جزئیات بیشتری توضیح دهیم. باید ماهیت هزینه را در صنایع مختلف به‌صورت جداگانه بررسی کنیم. برای این کار بهتر است ابتدا وارد صنعت بزرگ تولید شویم.
هزینه مواد
مشهودترین هزینه کارگاه‌های تولیدی مربوط به مواد اولیه است. هر محصولی با استفاده از یک یا چند ماده اولیه تولید میشود. کیفیت و مبلغ خرید این مواد بر قیمت تمام‌شده محصول تاثیر مستقیم دارد. از همین رو هزینه مواد در کارگاه‌های تولیدی بسیار حائز اهمیت است. در مثال کارگاه تولید پوشاک، هزینه مواد اولیه شامل قیمت خرید رنگ و نخ است.
هزینه کار
فعالیت یا به بیان ساده‌تر، کارکردن نیروی انسانی در کارگاه‌های تولیدی نیز هزینه‌بر است. دریافت حقوق، حق بیمه، پاداش و مزایا، اضافه‌کاری و… انواع هزینه کار هستند که به‌طور مستقیم با فعالیت کارگاه ارتباط دارند. ارتباط بعضی هزینههای کاری غیرمستقیم است. مثلا هزینه آموزش پرسنل و حقوق بخش پشتیبانی به تولید محصول ارتباطی ندارد؛ ولی نوعی هزینه کار محسوب میشود.
هزینه سربار تولید
به هزینه‌هایی که به‌طور مستقیم با تولید محصول و کسب درآمد ارتباطی ندارند، ولی چاره‌ای جز پرداخت آن‌ها نیست، هزینه سربار تولید می‌گویند: یعنی هزینه‌هایی که دوست داشتیم نباشند؛ ولی هستند و چاره‌ای جز پذیرش آن‌ها نیست.
به مثال کارخانه برمی‌گردیم. استفاده از ابزار تولید لباس باعث فرسوده‌شدن آن‌ها میشود. پس از مدتی دستگاه از کار خواهد افتاد و مبلغ تعمیر یا تعویض آن به شرکت تحمیل میشود. برای اینکه ناگهان با چنین مبلغ سنگینی مواجه نشویم، آن‌ها را به مرور زمان در قالب هزینه استهلاک محاسبه می‌کنیم که یک هزینه سربار است. مواردی دیگری مانند هزینه تعمیر و نگهداری ابزار، نظافت محیط کارگاه، دفع زباله‌ها و هزینههای مربوط به انرژی و سوخت نیز به همین دسته تعلق دارند.
انواع هزینههای حسابداری در واحدهای خدماتی و پیمانکاری
نوع هزینه با توجه به فعالیت شرکت تغییر می‌کند. برای مثال اگرچه هزینه شرکت‌های خدماتی و پیمانکاری در بعضی موارد با کارگاه‌های تولیدی شباهت دارد؛ ولی به‌طور کلی متفاوت است. در این بخش با مفهوم هزینه در واحدهای خدماتی و پیمانکاری آشنا می‌شویم.
هزینههای شرکت‌های خدماتی
درحالی‌که کارگاه‌های تولیدی محصول‌محور هستند، درآمد اصلی واحدهای خدماتی از طریق ارائه خدمات حاصل میشود. بدیهی است که چنین شرکت‌هایی نیاز به پرداخت هزینه مواد اولیه یا موارد این‌چنینی ندارند. در عوض هزینههای خاص خود را دارند.
طراحی خدمات و سیستم ارائه آن‌ها، حقوق کارمندان و به‌روزرسانی و تبلیغ خدمات، برخی از انواع هزینه در شرکت‌های خدماتی هستند. تفاوت دیگر شرکت‌های خدماتی با تولیدی در قیمت فروش است. شرکت‌های تولیدی با توجه به هزینه تمام‌شده ساخت محصول، قیمتی را ارائه می‌دهند؛ درحالی‌که شرکت‌های خدماتی می‌بایست با تبعیت از استانداردها و با توجه به رقبا، قیمت خدمات را تعیین کنند.
هزینههای شرکت‌های پیمانکاری
درآمد شرکت‌های پیمانکاری از نظارت بر انجام پروژه‌های پیمانی حاصل میشود. این شرکت‌های نیز طیف گسترده‌ای از هزینه‌ها را از خرید مواد و مصالح گرفته تا استخدام کارگر و اجاره ماشین آلات، متحمل می‌شوند. ازآنجایی‌که بسیاری از پروژه‌های پیمانکاری به‌صورت مناقصه واگذار می‌شوند، تخمین درست هزینه‌ها در بقای شرکت‌های پیمانکاری حیاتی است.
طبقه‌بندی هزینه‌ها در ثبت حسابداری
از دسته‌بندی انواع هزینه بر اساس حجم و نوع فعالیت که بگذریم، می‌رسیم به طبقه‌بندی هزینه‌ها. یکی از مهم‌ترین وظایف حسابداران، وارد کردن هزینه های مالی در ترازنامه است. برای این کار باید طبقه‌بندی هزینه‌ها را بشناسید تا مبلغ هزینه را دقیق و درست محاسبه و ثبت کنید.
هزینههای عمومی و اداری
هزینههای عمومی و اداری به دسته هزینههای غیرمستقیم تعلق دارند؛ زیرا به‌طور مستقیم در فروش کالا و خدمات نقشی ندارند. این هزینه‌ها عموما به‌صورت دوره‌ای پرداخت می‌شوند و مقدار آن‌ها ثابت است. برخی از انواع هزینه های عمومی و اداری عبارتند از:
- هزینه رفت‌وآمد
- هزینه آب، برق و گاز شرکت
- هزینه پست
- هزینه کالای مصرفی
- هزینه مواد خوراکی (قند و چای)
هزینههای توزیع و فروش
برای اینکه بتوانید محصول و خدمات خود را بفروشید، باید بازاریابی قدرتمند و سیستم توزیع گسترده‌ای داشته باشید. اگرچه این هزینه‌ها تاثیر مستقیمی در تولید کالا ندارند، اما بر قیمت آن تاثیر می‌گذارند. برخی از رایج‌ترین انواع هزینه های توزیع و فروش عبارتند از:
- هزینه بازاریابی و تبلیغات
- هزینه انبارداری
- هزینه بسته‌بندی و ارسال کالا
- هزینههای حمل‌ونقل
هزینههای مالی
بخش مالی سرمایه شرکت را مدیریت می‌کند. اگرچه این بخش وظیفه دارد هزینههای شرکت را تا حد ممکن کاهش دهد و کنترل کند، ولی خود نیز هزینه‌هایی دارد که پرداخت آن‌ها ضروری است. جریمه دیرکرد وام‌های مالی و هزینههای جانبی دریافت وام، نظیر حق تمبر، دو نمونه از هزینههای مالی شرکت هستند.
هزینههای استهلاک
استهلاک هزینهای است که معمولا شرکت‌های کوچک به آن بی‌توجه هستند؛ ولی شرکت‌های بزرگ به‌دقت آن را محاسبه می‌کنند. هر ابزاری که برای شرکت خود تهیه می‌کنید، از میز و صندلی گرفته تا ابزارآلات تولید، روزی فرسوده خواهد شد. نباید منتظر بمانید تا آن روز فرابرسد و ناگهان هزینه زیادی را برای خرید ابزار جدید متحمل شوید. با ثبت هزینه استهلاک، هزینه فرسودگی ابزار خود را در بازه‌ی زمانی طولانی‌تری پخش و به‌خوبی آن را کنترل می‌کنید.
هزینههای حقوق و دستمزد
هزینه حقوق و دستمزد کارمندان سازمان، عینی‌ترین هزینهای است که همیشه با آن مواجه هستید. حقوق، اضافه‌کاری، بیمه و پاداش انواع معروف این هزینه هستند. هزینه حقوق و دستمزد باید به‌دقت کنترل و بهینهسازی شود. از معایب عدم کنترل این هزینه، تعدیل و جذب مکرر نیرو و ضربه‌زدن به امنیت شغلی کارمندان شرکت است.
کنترل هزینه چیست؟
حال که انواع هزینه را شناختید، بهتر است مختصری درباره کنترل هزینه صحبت کنیم. اگرچه دیدگاه بسیاری از مدیران در مورد هزینه منفی است، ولی واقعیت این است که هزینه همیشه هم بد نیست؛ یا بهتر بگوییم: «یک چاقوی دو لبه است».
افزایش هزینه اگر به‌درستی مدیریت شود و بازگشت سرمایه خوبی داشته باشد، نه‌تنها بد نیست که عامل اصلی موفقیت کسب‌وکار است. بنابراین در کنترل هزینه نباید به‌دنبال کاهش آن باشید؛ بلکه باید هزینههای شرکت را بهینهسازی کنید.
اولین مرحله برای بهینهسازی هزینه، حذف موارد اضافی یا غیرضروری است. هدف شرکت ممکن است در طی زمان تغییر کند، هر کسب‌وکاری در ابتدا به بقای خود فکر می‌کند و هنگامی که پایه‌های آن محکم شد، به‌دنبال پیشرفت و افزایش فروش خواهد رفت. در هر مرحله مدیران باید هدف درست را تشخیص دهند و هزینههای اضافی را شناسایی کنند. با حذف این هزینه‌ها و متمرکز کردن بودجه شرکت بر فعالیت‌هایی که با هدف درست همسو هستند، هزینه‌ها کنترل و بهینهسازی می‌شوند.
جمع‌بندی
در این مقاله با انواع هزینه آشنا شدیم. دانستیم که هزینه چیزی فراتر از خرید مواد اولیه یا پرداخت حقوق کارمندان است. با شناخت موضوعاتی مانند هزینه بازاریابی یا استهلاک، حالا دیدگاه وسیع‌تری نسبت به هزینههای شرکت داریم و می‌توانیم بهتر آن‌ها را شناسایی و کنترل کنیم.
در انتها درباره بهینهسازی هزینه صحبت کردیم. مسئله‌ای که اگر به‌خوبی درک شود، می‌تواند سرنوشت شرکت شما را تغییر دهد. اگر اطلاعات دقیقی درباره مسائل مالی ندارید، مشاوره با کارشناسان مالی می‌تواند راهنمای شما در مسیر پرپیچ‌وخم بهینهسازی هزینه‌ها باشد. به این منظور می‌توانید به بخش مشاوره مالی سایت تیوان تراز مراجعه و درخواست مشاوره خود را ثبت کنید.
سوالات متداول
تعریف هزینه در حسابداری چیست؟
شرکتها پیش از اینکه درآمدی کسب کنند، باید هزینهای بپردازند. هر مبلغی که برای تولید کالا یا خدمات صرف میشود، نوعی هزینه است.
آیا کنترل هزینه به معنای کاهش آن است؟
خیر، کنترل هزینه بهمعنای حذف موارد اضافی و بهینهسازی هزینههای شرکت است. کاهش هزینه هم ممکن است بخشی از فرآیند کنترل باشد؛ ولی همه آن نیست.
