آشنایی با مراحل تشکیل پرونده مالیاتی در سامانه اداره مالیات

موفقیت در کسب‌وکارها به داشتن یک ایده خوب یا ارائه خدمات باکیفیت محدود نمی‌شود؛ بلکه مدیریت صحیح مسائل مالی و رعایت الزامات قانونی، نقشی مهمی در رشد و پایداری هر کسب‌وکاری دارد. یکی از مهم‌ترین این الزامات، تشکیل پرونده مالیاتی است که به فعالیت اقتصادی شما اعتبار قانونی می‌بخشد و از بروز مشکلات مالیاتی در آینده جلوگیری می‌کند. شاید در قدم اول، فرایند تشکیل پرونده مالیاتی پیچیده و زمان‌بر به نظر برسد؛ اما اطلاع از مراحل دقیق و نکات کلیدی آن می‌تواند این مسیر را برای شما هموارتر کند. در این مقاله قصد داریم مراحل تشکیل پرونده مالیاتی را به‌صورت ساده و کاربردی توضیح دهیم تا شما بتوانید بدون دغدغه، فرایند قانونی را تکمیل کنید و با اطمینان بیشتری در مسیر توسعه اقتصادی قدم بردارید.

کاربرد پرونده مالیاتی

مطابق با قانون تجارت و قانون مالیات‌های مستقیم، کلیه فعالان اقتصادی، چه اشخاص حقیقی و چه حقوقی، ملزم به تشکیل پرونده مالیاتی و انجام تعهدات مالیاتی خود هستند. در واقع تشکیل این پرونده جزء اولین کارهای فعالان اقتصادی است. هر کسب‌وکاری که فاقد پرونده مالیاتی و کد اقتصادی باشد، در پیشبرد بسیاری از فعالیت‌های خود با محدودیت‌ها و مشکلات جدی روبه‌رو خواهد شد. برای نمونه انجام بسیاری از فعالیت‌های اقتصادی، از جمله بهره‌گیری از پایانه‌های فروشگاهی، دریافت تسهیلات بانکی و برقراری ارتباط‌های قانونی با سازمان‌ها و شرکت‌های دیگر، مستلزم تشکیل پرونده مالیاتی و دریافت کد اقتصادی است.

سایت تشکیل پرونده مالیاتی

برای تشکیل پرونده مالیاتی، نیازی به مراجعه حضوری به ادارات مالیاتی نیست. شما می‌توانید به صورت آنلاین و از طریق سایت سازمان امور مالیاتی کشور، این کار را انجام دهید. آدرس این سایت tax.gov.ir است. شما می‌توانید از طریق سامانه سازمان مراحل تشکیل پرونده مالیاتی را به صورت قدم‌به‌قدم انجام دهید.

شرایط تشکیل پرونده مالیاتی

شرایط تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقیقی و حقوقی از اهمیت زیادی و تمامی متقاضیان باید به این نکات توجه ویژه‌ای داشته باشند. در زیر به بررسی و توضیح این شرایط پرداخته‌ایم:

• شمول مالیاتی: فرد حقیقی یا حقوقی باید جزو مشمولان مالیاتی باشد و الزام به تشکیل پرونده و ارائه اظهارنامه مالیاتی داشته باشد.
  در اختیار داشتن مدارک مورد نیاز: اشخاص حقیقی و حقوقی باید مدارک لازم برای تشکیل پرونده مالیاتی را که در بخش‌های بعدی به آن پرداخته خواهد شد، فراهم کنند.
• ثبت رسمی اشخاص حقوقی: اشخاص حقوقی باید به‌صورت رسمی در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها ثبت شده باشند تا امکان تشکیل پرونده مالیاتی برای آن‌ها فراهم گردد.
• تنظیم اجاره‌نامه رسمی: اجاره‌نامه‌های اشخاص حقیقی و حقوقی باید در دفاتر املاک دارای مجوز یا دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده و دارای کد رهگیری اینترنتی، هولوگرام یا مهر دفاتر اسناد رسمی باشند. همچنین، ضمیمه کردن کارت ویزیت مشاور املاکی که قرارداد اجاره در آن تنظیم شده است، الزامی خواهد بود.

رعایت این موارد، روند تشکیل پرونده مالیاتی را آسان می‌کند و از بروز مشکلات احتمالی در فرایند ثبت و دریافت کد اقتصادی جلوگیری خواهد کرد.

مدارک تشکیل پرونده مالیاتی

اولین قدم از مراحل تشکیل پرونده مالیاتی، آماده کردن مدارک مورد نیاز است. اما باید به این نکته توجه کرد که مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی و حقوقی با هم فرق دارد. در ادامه به بررسی این مدارک پرداخته‌ایم.

مدارک اشخاص حقیقی

اشخاص حقیقی که قصد تشکیل پرونده مالیاتی در سازمان امور مالیاتی را دارند، باید قبل از هر کاری مدارک زیر را آماده کنند:

• اصل و کپی صفحه اول شناسنامه مودی و شرکا در پرونده‌های مشارکتی
• اصل و کپی پشت و روی کارت ملی مودی و شرکا در پرونده‌های مشارکتی
• اصل و کپی سند مالکیت و یا اجاره نامه ملک محل فعالیت به نام مودی
• اصل و کپی کارت بازرگانی مودی (در صورت وجود)
• اصل و کپی جواز کسب واحد صنفی
• اصل قبض تلفن مربوط به واحد اقتصادی محل فعالیت
• اصل و کپی وکالت‌نامه نماینده قانونی یا گواهی آن

مدارک اشخاص حقوقی

اما برای تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقیقی به مدارک بیشتری نیاز است. اشخاص حقوقی برای تشکیل پرونده مالیات بر عملکرد و مالیات بر ارزش افزوده به مدارک زیر نیاز دارند:

• اصل و کپی کارت ملی اعضای هیئت مدیره
• اصل و کپی صفحه اول شناسنامه اعضای هیئت مدیره
• اصل و کپی کلیه مدارک شرکت اعم از اساسنامه شرکت، آگهی تاسیس، روزنامه رسمی، شرکت‌نامه، اظهارنامه ثبت شرکت‌ها و مهر شرکت
• کپی آخرین آگهی تغییرات روزنامه رسمی
• گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه اسناد رسمی
• فیش پرداخت نیم در هزار سرمایه اولیه شرکت
• کپی پروانه فعالیت و یا جواز فعالیت
• کپی کارت بازرگانی شخص حقوقی (در صورت وجود)
• کپی سند مالکیت و یا اجاره نامه دفتر محل فعالیت شخص حقوقی (به نام شخص حقوقی)
• کپی آخرین قبض تلفن مربوط به تلفن محل شرکت

مراحل و نحوه تشکیل پرونده مالیاتی

بعد از اینکه مدارک مورد نیاز را آماده کردید، حال باید مراحل تشکیل پرونده مالیاتی را به‌صورت قدم‌به‌قدم پیگیری کنید. در ادامه به‌صورت جداگانه به بررسی این مراحل برای افراد حقیقی و حقوقی پرداخته‌ایم.

برای اشخاص حقیقی

مراحل تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقیقی شامل چند مرحله است که در زیر به‌صورت قدم‌به‌قدم آورده شده است:

• ابتدا وارد سایت تشکیل پرونده مالیاتی شوید و به ترتیب گزینه‌های خدمات اصلی مالیاتی، پیش‌ ثبت‌نام و ثبت‌نام الکترونیکی را انتخاب کنید.
  پس از تکمیل ثبت‌نام اینترنتی، برای تایید و اعلام آدرس خود باید به اداره امور مالیاتی مراجعه نمایید.
• در مرحله بعد، باید فرایند پیش‌ ثبت‌نام مالیات بر ارزش افزوده را از طریق سامانه انجام دهید.
• مرحله نهایی شامل تکمیل پرونده مالیات بر ارزش افزوده و ارائه مدارک مورد نیاز است. در این مرحله باید حوزه مالیاتی مربوط به ارزش افزوده را انتخاب کنید و مراجعه حضوری داشته باشید. در نهایت نسبت به دریافت کد مالیاتی و شماره پرونده اقدام کنید.
• در پایان، فرایند تکمیل ثبت‌نام کد اقتصادی انجام می‌شود تا پرونده مالیاتی شما به‌طور کامل ثبت گردد.

برای اشخاص حقوقی
مراحل تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقوقی و حقیقی تفاوت چندانی با هم ندارد. در اشخاص حقوقی، نخستین قدم ثبت شرکت در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها است. این مرحله باید انجام شود تا هویت حقوقی کسب‌وکار به‌طور رسمی ثبت گردد. سپس در ادامه می‌تواند ادامه مراحل را پیگیری کرد.

مدت زمان تشکیل پرونده مالیاتی

مدت زمان تشکیل پرونده مالیاتی به عوامل مختلفی بستگی دارد. یکی از عوامل کلیدی در تعیین مدت زمان لازم برای تشکیل پرونده مالیاتی، حوزه جغرافیایی محل فعالیت شما است. چراکه میزان ترافیک کاری و تعداد مراجعین در هر حوزه جغرافیایی می‌تواند به طور مستقیم بر سرعت انجام فرآیند تاثیر بگذارد. اگر حوزه جغرافیایی شما دارای حجم کاری متوسط باشد، فرایند تشکیل پرونده مالیاتی در مدت زمان تقریبی ۱۰ تا ۱۵ روز کاری تکمیل خواهد شد. البته در مناطقی که تراکم جمعیتی و حجم فعالیت‌های اقتصادی بیشتر است، این زمان احتمالا طولانی‌تر شود.

مهلت تشکیل پرونده مالیاتی

مهلت تعیین‌شده برای این اشخاص حقیقی و حقوقی با هم متفاوت است. بر اساس تبصره ۳ ماده ۱۷۷ قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص حقیقی (صاحبان مشاغل) وظیفه دارند حداکثر ظرف ۴ ماه از تاریخ شروع فعالیت خود، مراتب آغاز فعالیت را به سازمان امور مالیاتی اعلام کنند. البته باید توجه داشته باشید که این مهلت ۴ ماهه از زمان آغاز فعالیت نه از تاریخ درج‌شده در پروانه کسب محاسبه می‌شود. در مقابل، برای اشخاص حقوقی طبق ماده ۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم، مهلت اعلام شروع فعالیت دو ماه از تاریخ ثبت و تشکیل شرکت تعیین شده است.

جرایم عدم تشکیل پرونده مالیاتی

سازمان امور مالیاتی برای اطمینان از اجرای صحیح قوانین، مجازات‌هایی را به‌عنوان ضمانت اجرا برای افراد متخلف تعیین کرده است. این جرایم علاوه بر مبلغ اصلی بدهی مالیاتی مودیان است و هزینه‌های اضافی را بر عهده افراد خاطی به‌همراه دارد. از جمله این جرایم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اختفای فعالیت‌های اقتصادی: این اقدام به‌عنوان جرم شناخته می‌شود و مرتکبان آن طبق بند ۲ ماده ۲۷۴ قانون مالیات‌های مستقیم به مجازات‌های تعزیری درجه شش محکوم خواهند شد.
• عدم تشکیل پرونده مالیاتی و پرداخت مالیات سرمایه شرکت: بر اساس ماده ۵۱ قانون مالیات‌های مستقیم در صورت عدم تشکیل پرونده مالیاتی و پرداخت مالیات سرمایه شرکت، مودی ملزم به پرداخت جریمه‌ای معادل دو برابر مبلغ مالیات سرمایه اولیه شرکت خواهد بود.
• محرومیت از تسهیلات و معافیت‌های مالیاتی: عدم تشکیل پرونده مالیاتی، علاوه بر جرایم نقدی، می‌تواند موجب محرومیت مودی از بهره‌مندی از معافیت‌ها و تسهیلات مالیاتی مختلف شود.

بنابراین، توجه به الزامات قانونی و تشکیل به‌موقع پرونده مالیاتی می‌تواند از تحمیل هزینه‌های سنگین و پیامدهای قانونی جدی جلوگیری کند.

استعلام پرونده مالیاتی

اشخاص برای استعلام پرونده مالیاتی خود می‌توانند به روش‌های مختلفی اقدام کنند. یکی از سریع‌ترین و آسان‌ترین روش‌ها استعلام پرونده مالیاتی از طریق کد ملی است. در واقع افراد می‌توانند به سامانه امور مالیاتی و وارد کردن کد ملی خود، از خود استعلام بگیرند. علاوه‌براین افراد می‌توانند با مراجعه به دفاتر پیشخوان یا کافی‌نت‌ها، با ارائه مدارک مورد نیاز، استعلام پرونده خود را دریافت کنند و از میزان بدهی خود مطلع شوند. البته استعلام پرونده مالیاتی از طریق مراجعه به حوزه امور مالیاتی هم امکان‌پذیر است.

نکات مهم در مورد تشکیل پرونده مالیاتی

برای اینکه در مراحل تشکیل پرونده مالیاتی با مشکل روبه‌رو نشوید با دقیق عمل کنید. در اینجا چند نکته مهم وجود دارد که باید در تشکیل پرونده آن‌ها را رعایت کنید:

• تشکیل پرونده مالیاتی برای همه فعالان اقتصادی ضروری است.
• اعلام آدرس دقیق در پرونده مالیاتی بسیار مهم است. واحدهای مالیاتی در صورت شک و تردید در آدرس می‌توانند از محل مورد نظر بازدید داشته باشند.
• کد پستی اعلام شده باید با سیستم اداره پست تطابق داشته باشد. مغایرت بین آدرس پستی و کدپستی باعث ایجاد مشکلاتی در دریافت کد اقتصادی می‌شود.
• اگر فاصله زمانی بین تاریخ تاسیس شرکت و شروع مراحل تشکیل پرونده مالیاتی، بیشتر از یک سال باشد، شرکت باید توضیحات مناسبی برای این تاخیر ارائه دهد.
• صاحبان مشاغلی که در یک محل بیشتر از یک فعالیت شغلی دارند یا صاحبان مشاغل مشارکتی، تنها باید یک پرونده مالیاتی تشکیل دهند.
• اشخاص باید برای هر واحد شغلی یا هر محل فعالیت، مراحل تشکیل پرونده مالیاتی را به صورت جداگانه انجام دهند.
• همان‌طور که در بالا هم اشاره شد، اجاره محل شرکت باید به صورت قانونی و دارای کد رهگیری معتبر باشد.

جمع‌بندی

در نهایت، تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقیقی و حقوقی بسیار مهم است و به‌عنوان اولین گام در هر فعالیت اقتصادی به ایجاد اعتبار قانونی و جلوگیری از مشکلات مالیاتی در آینده کمک می‌کند. شما با آگاهی از مراحل تشکیل پرونده مالیاتی و رعایت شرایط و مدارک مورد نیاز، می‌توانید به‌راحتی و بدون دغدغه، پرونده خودتان را تشکیل دهید. البته به یاد داشته باشید که عدم توجه به این موضوع ممکن است باعث جرایم مالیاتی و مشکلات جدی برای کسب‌وکار شما شود. بنابراین، رعایت دقیق مهلت‌ها و مراحل قانونی، باعث موفقیت و پایداری کسب‌وکار شما خواهد بود.

کارشناسان مالیاتی تیم تیوان تراز، در کنار مشاوره رایگان، خدمات مالیاتی شما را ارائه می‌دهند.

سوالات متداول

چه مدارکی برای تشکیل پرونده مالیاتی نیاز است؟

مدارک شامل شناسنامه، کارت ملی، اجاره‌نامه یا سند مالکیت، کارت بازرگانی و جواز کسب برای اشخاص حقیقی و اساسنامه، آگهی تاسیس و مدارک هیئت مدیره برای اشخاص حقوقی است.

آیا تشکیل پرونده مالیاتی برای تمامی کسب‌وکارها الزامی است؟

بله؛ تمام فعالان اقتصادی باید پرونده مالیاتی تشکیل دهند.

مدت زمان لازم برای تشکیل پرونده مالیاتی چقدر است؟

معمولا بین ۱۰ تا ۱۵ روز کاری است؛ اما در مناطق شلوغ ممکن است بیشتر طول بکشد.